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做好档案管理工作有哪些意义?

时间:2023-02-24 15:41:54  编辑:admim

导读:大家好。今天,汇感网在这里告诉你做好档案管理工作的重要意义,很多人还不知道。现在让我们来看看。

大家好。今天,汇感网在这里告诉你做好档案管理工作的重要意义,很多人还不知道。现在让我们来看看。

做好档案管理工作的重要意义

一、科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度
  一是规范化。档案实行集中管理后,统一印制档案装具,统一进行人员培训,统一整理方法,统一验收标准,有力地保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制,切实做到了管理规范化,为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。
  二是信息化。为了提高档案管理效果和工作效率,档案室利用津科档案信息化管理软件,为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们应用软件对文书档案实行文件集录入,对业主档案实行案卷级录入,对建筑类实行文件级和案卷级两级录入,形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时,建立科学的检索方式,实现了档案工作信息化管理,使“死”档案变成了“活”信息,切实强化了管理效果。
  三是安全化。档案实行集中管理后,硬件条件要比原来基层管理要好得多,“十防”工作也落实到了实处,档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制,严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上,不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容,是在档案员的监督下进行。由于管理机制的进一步科学化和规范化,档案的安全性、完整性和保密性得到了有效保证。
  二、档案在企业经营过程中主要发挥以下三方面作用
  1.行政管理方面的作用,档案是企业行政工作的工具之一,企业任何规章制度的出台,都是建立在原有管理系统的基础上,充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化,有利于提高工作效率和管理水平。
  2.项目运营方面的作用,档案是企业业务活动的记录,具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录,公司品质管理,项目的达标创优工作,都是建立在项目档案整理和分析的基础上,档案整理与运营工作相互促进,才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。
  3.企业文化方面作用,档案与企业文化紧密相连,档案是企业发展的真实记录和见证,档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程,企业的核心价值观,文化氛围等。那一张张照片,一段段影像,一份份文件,一件件实物,让员工产生了归属感、凝聚力和向心力让客户更感性的了解我们。
  面对日益剧增的、动态的电子文件和对档案信息的大量、及时的需求,忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代档案管理目标,档案管理者必须成为概念、知识的提供者,即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者,才能满足企业又好又快发展的需要。
  三、做好档案管理工作的途径
  1.强化意识,规范管理
  提高公司员工档案归档意识,文件材料办理完毕后应及时归档,会避免时间长了材料遗失。档案管理人员应提高管理意识,做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。
  2.提高素质,不断改革
  档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革。应尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。
  3.信息保密、安全工作
  档案室应防止机密文件泄密,制定保密制度及档案人员岗位责任制,实行专人负责制。在档案室内配置灭火器、防虫剂,切实做好防盗、防火、防蛀工作。